Comment actualiser des données de manière périodique grâce à Power Automate ?

Vous aimeriez actualiser automatiquement un rapport Power BI basé sur des exports stockés dans SharePoint ? Excellente nouvelle : Power Automate permet de le faire très simplement grâce à un flux planifié. Nous allons voir comment mettre cela en place.

Imaginons que vous ayez un dossier SharePoint contenant plusieurs fichiers d’export, dans un sous-dossier nommé SRC. Ces fichiers servent de source à un rapport hébergé sur Power BI Service.

 L’objectif est qu'à chaque fois qu’un fichier est ajouté ou modifié dans ce dossier le rapport Power BI doit être actualisé, reflétant ainsi les dernières données.

Pourquoi utiliser Power Automate ?

Par défaut, avec une licence Pro, Power BI permet jusqu’à 8 actualisations par jour. Avec une licence Premium, on peut aller jusqu’à 48.

C’est là que Power Automate entre en jeu. Il permet de dépasser ces limitations en configurant une actualisation selon votre propre fréquence (toutes les 10 minutes, toutes les heures, une fois par semaine… à vous de voir).

Étape 1 : créer un flux planifié

Rendez-vous sur Power Automate, puis :

1. Cliquez sur Créer > Flux planifié.

2. Donnez un nom à votre flux, par exemple : Update_Report_10min.

3. Choisissez la fréquence : ici, on met toutes les 10 minutes

4. Cliquez sur Créer.

 Une fois cela fait, Power Automate vous propose d’ajouter une action après le déclencheur planifié.

Étape 2 : configurer l’actualisation du dataset Power BI

Dans les actions proposées :

1. Cherchez Power BI.

2. Sélectionnez Actualiser un jeu de données.

3. Choisissez :

   • L’espace de travail où se trouve votre rapport (ex. : Test PBI Service Amadou),

   • Le jeu de données à actualiser (ex. : Techfip).

C’est tout ce qu’il faut pour que Power Automate lance une actualisation automatique du dataset Power BI toutes les 10 minutes.

Étape 3 (optionnelle) : envoyer une notification Teams

Pour prévenir votre équipe que l’actualisation est en cours ou a réussi, vous pouvez ajouter une action dans Microsoft Teams :

1. Sélectionnez l’action Publier un message dans un canal.

2. Spécifiez :

   • L’équipe concernée,

   • Le canal (par exemple, "Commerciale"),

   • Le message : "Lancement de l’actualisation du rapport."

 Cela permet à tous les membres de l’équipe de suivre ce qui se passe, sans avoir à se connecter à Power BI.

Étape 4 : tester et observer le résultat

Une fois votre flux sauvegardé, vous pouvez le tester manuellement. Ajoutez par exemple deux nouveaux fichiers dans SharePoint (ex. : EXPORT DATA 11 2020 et EXPORT DATA 12 2020), puis lancez l’exécution du flux.

Après quelques instants, rendez-vous sur Power BI Service, actualisez votre navigateur : vous devriez voir les nouvelles données apparaître dans votre rapport.

 Astuce : Power BI a parfois tendance à mettre en cache les données. Si les nouvelles valeurs ne s’affichent pas immédiatement, forcez l’actualisation de votre navigateur ou videz le cache.

Variante : actualisation déclenchée par une modification de fichier

Si vous préférez que l’actualisation se déclenche uniquement lorsqu’un fichier est modifié, vous pouvez changer le déclencheur du flux :

• Utilisez : Lorsqu’un fichier est créé ou modifié dans un dossier (dans SharePoint).

• Conservez ensuite la même action d’actualisation du dataset.

• Optionnel : ajoutez aussi une notification Teams.

Cela permet une actualisation à la demande, sans surcharge inutile.

En conclusion

Grâce à Power Automate, vous pouvez actualiser votre rapport Power BI de manière beaucoup plus flexible que ce que permet Power BI Service seul.

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